Pojęcie spółki cywilnej zostało zdefiniowane w art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego (k.c.), który stanowi, że przez umowę spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Wskazuje się, że wspólny cel gospodarczy nie musi oznaczać osiągnięcia zysku lub zarobku, a może polegać na osiągnięciu innych korzyści gospodarczych, czyli np. na ograniczeniu strat[1].
Umowa spółki cywilnej powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Skutkiem zawarcia umowy spółki cywilnej jest powstanie stosunku o charakterze zobowiązaniowym między co najmniej dwoma wspólnikami. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wyłącznie jej wspólnicy podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji o Działalności Gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców, jeżeli wspólnikiem spółki cywilnej jest podmiot, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.
W spółce cywilnej nie występują organy i funkcje typowe dla spółek kapitałowych. Zgodnie z regulacją art. 865 k.c., każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki i każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Przy czym w przypadku gdyby zaniechanie podjęcia czynności nagłej mogło narazić spółkę na straty, wspólnik może ją podjąć bez uzyskania uprzedniej uchwały. Od prowadzenia spraw spółki należy odróżnić możliwość jej reprezentowania w stosunkach zewnętrznych, tutaj, w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników, każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.
Słusznie wskazał prof. A. Szajkowski: Rozróżnienie to opiera się na wyróżnieniu czynności faktycznych, które mają być cechą prowadzenia spraw spółki, i czynności prawnych, które mają być cechą reprezentacji spółki .Jest to sztuczny podział, gdyż prowadzenie spraw spółki obejmuje zarówno podejmowanie czynności, które nie są kwalifikowane jako czynności prawne, jak i dokonywanie czynności prawnych. Jedna z teorii przedsiębiorstwa trafnie podkreśla, że jest to zbiór umów, czyli czynności prawnych. Reprezentacja spółki cywilnej jest – jak już wielokrotnie podkreślano – pewnym skrótem myślowym. Chodzi w niej bowiem, nie o dokonywanie czynności prawnych ze skutkiem dla spółki cywilnej jako podmiotu prawa, ale dokonywanie czynności prawnych ze skutkiem dla wszystkich wspólników spółki cywilnej. Wspólnicy mogą w umowie spółki stworzyć sui generis zarząd i określić zasady reprezentacji, doprowadzając w ten sposób do ukształtowania jej ustroju na wzór ustroju spółki kapitałowej. Nie jest to sprzeczne z naturą spółki cywilnej. Może to mieć w szczególności znaczenie przy prowadzeniu w ramach spółki cywilnej przedsiębiorstwa większych rozmiarów oraz większej liczby wspólników spółki cywilnej (co należy do rzadkości)[2].
W tym zakresie należy wskazać, że zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 27 lutego 2014 r., sygn. akt, I ACa 1151/13: Zwykłe czynności spółki wspólnik może podejmować samodzielnie, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, a żaden z pozostałych wspólników nie sprzeciwi się dokonaniu określonej czynności. Sprzeciw może być zgłoszony przez innego wspólnika aż do zakończenia sprawy, co do której czynność została podjęta. Jeżeli załatwienie sprawy wymaga podjęcia kilku czynności, wystarczy podniesienie sprzeciwu przed ostatnią czynnością kończącą daną sprawę. Sprzeciw ten może być wyrażony względem wspólnika prowadzącego daną sprawę lub wobec pozostałych wspólników. Forma tego sprzeciwu jest obojętna. Zasady prawidłowego prowadzenia wspólnej działalności gospodarczej wymagają, aby sprzeciw ten był odpowiednio uzasadniony. W każdym razie jednak zgłoszenie sprzeciwu powinno pociągać za sobą albo powstrzymywanie się przez wspólnika z prowadzeniem danej sprawy, albo też podjęcie odpowiedniej uchwały przez wszystkich wspólników. Sprzeciw odnosi się zawsze tylko do danej sprawy. Do prowadzenia spraw, które przekraczają zakres zwykłych czynności spółki, wspólnik jest upoważniony tylko wówczas gdy zostało to przewidziane w umowie spółki albo gdy wszyscy wspólnicy (lub ich większość) podjęli (uprzednio lub ex post) uchwałę upoważniającą wspólnika do takiego działania. Przepisy normujące spółkę wyodrębniają „prowadzenie spraw spółki” oraz „reprezentowanie spółki” (art. 865 i 866). W pierwszym wypadku chodzi o sprawy w potocznym tego słowa znaczeniu, a akcent spoczywa na dziedzinie zarządu i sferze stosunków wewnętrznych. W drugim przypadku pierwszorzędne znaczenie ma problem składania i przyjmowania oświadczeń woli w sprawach prawnomajątkowych w dziedzinie stosunków zewnętrznych. Pomiędzy tymi uprawnieniami istnieje ścisły związek, gdyż zakres umocowania do reprezentowania spółki uzależniony jest od zakresu uprawnień danego wspólnika do prowadzenia spraw spółki (art. 866).
Czynności nagłej może dokonać także wspólnik, który w wyniku umowy spółki nie ma prawa do prowadzenia spraw spółki. Może to być także czynność, która przekracza zakres zwykłych czynności spółki. Wystarczy przewidywana możliwość narażenia spółki na niepowetowaną stratę choćby ostatecznie udało się jej uniknąć lub w ogólne do niej nie doszło. Powinno chodzić o stratę o znacznym rozmiarze dla danej spółki. Strata ta powinna się przedstawić wspólnikowi jako niepowetowana. Trzeba poprzestać na ocenie subiektywnej dokonanej przez danego wspólnika. Nie chodzi o szkodę w ogólnym znaczeniu cywilnoprawnym, lecz jedynie o stratę w ścisłym tego słowa znaczeniu. Czynność jest nagła jeżeli grozi niepowetowana strata, a w normalnym toku sprawy nie może dojść do podjęcia odpowiedniej uchwały wspólników. Wspólnik musi mieć świadomość co do obydwu tych elementów powstałej sytuacji. Ostateczna ocena nagłości danej czynności zależy od okoliczności konkretnego przypadku, bez wątpienia jednak należy odmówić cech nagłości czynności, której podjęcie umożliwiała uprzednie powzięcie uchwały lub zwrócenie się o dokonanie tej czynności do upoważnionych wspólników.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 14 maja 1997 r., sygn. akt I ACr 78/97: Wspólnik dokonując czynności z zakresu zwykłych czynności spółki cywilnej czy też dokonując czynności nagłej przekraczającej ten zakres działa we własnym imieniu lecz w interesie pozostałych wspólników, zgodnie z ich domniemaną wolą. Sprzeciw pozostałych wspólników powoduje, że wspólnik traci umocowanie do podejmowanych działań.